Signaturkarte optimiert Bankprozesse

Mit der elektronischen Rechnung bares Geld sparen!
Die GAD macht es vor: Weniger Kosten und schnellere Prozesse

Der Umstieg von Papier-Rechnungen auf elektronische Rechnungen steht bei vielen Unternehmen noch bevor. Durch das Umsatzsteuergesetz (UStG, §14 Abs.3) akzeptieren Finanzämter den Vorsteuerabzug auch für elektronisch versandte Rechnungen. Die Vorteile sind dabei klar: Neben einer Kostenreduzierung durch Einsparungen bei Porto und Papier lassen sich elektronische Rechnungen auch günstiger archivieren und so Ressourcen effektiver nutzen. Bei der Umstellung auf elektronische Rechnungen spart der Rechnungsempfänger pro Rechnung zwischen sechs und acht Euro.

bank21-Portal als Rechnungs-Zentrale
Die GAD hat am 1. Juli 2009 damit begonnen, ihren Rechnungsstellungsprozess umstellen und ab diesem Zeitpunkt keine Papier-Rechnungen mehr an ihre Kunden verschicken. Stattdessen werden alle Rechnungen im PDF-Format erzeugt und vor der elektronischen Zustellung an den Rechnungsempfänger qualifiziert signiert. Für die geforderte Verifikation der Signatur durch den Rechnungsempfänger bietet die GAD ihren Kunden eine automatisierte Lösung an, bei der die GAD im Auftrag der Bank die Signatur prüft und in Form eines Prüfungsprotokolls der elektronischen Rechnung anhängt. Mit diesem Prüfprotokoll kann dem Finanzamt jederzeit nachgewiesen werden, dass dieser Beleg nicht manipuliert wurde, die GAD der Versender ist und das elektronische Zertifikat zum Zeitpunkt der Erstellung der qualifizierten Signatur gültig war. Anschließend werden die elektronischen Rechnungen in das bank21-Portal für die Bank bereitgestellt. Der Zugriff auf diese Daten wird im Vorfeld durch die Banken festgelegt, so dass nur autorisierte Mitarbeiter Einblicke haben. Die elektronische Zustellung der GAD-Rechnungen fügt sich so nahtlos in die bank21-Landschaft ein und entspricht so der Weiterentwicklung der IT-Strategie der GAD unter Berücksichtigung des Einsatzes von Internet-basierten Technologien. Gleichzeitig ermöglicht der medienbruchfreie Datenimport auch die Verwendung der Belege in weiteren IT-Systemen oder Anwendungen wie sie beispielsweise für die Zusammenarbeit mit Steuerberatern oder dem Finanzamt benötigt werden.

Auch zukünftig wird die GAD ihre IT-Strategie mit Fokus auf Kostenentlastung für die Volks- und Raiffeisenbanken weiterentwickeln. Im Mittelpunkt steht dabei auch die Schaffung von Mehrwerten für das bank21-Produktportfolio oder die Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit existierender Anwendungen. Im nächsten Schritt sollen die Volks- und Raiffeisenbanken auch eine Internet-basierte Portal-Lösung für ihre Geschäftskunden einsetzen können. Elektronischen Rechnungen der Firmenkunden lassen sich dann qualifiziert signiert einstellen oder an den GenoPostkorb ihres Kunden innerhalb der bank21-Online-Filiale weiterleiten.